TẠI SAO BỘ PHẬN NHÂN SỰ HAY THAN THỞ MỖI KHI ĐẾN KỲ LƯƠNG?

Làm thế nào giảm tải áp lực chấm công – tính lương cho doanh nghiệp?

Với hầu hết anh chị em đi làm, tiếng thông báo “ting ting” lương về có lẽ là thời điểm vui nhất hàng tháng.

Nhưng với bộ phận nhân sự, mỗi tháng đến kỳ lương luôn gắn với việc vất vả đêm ngày để hoàn thiện bảng lương cho hàng chục cho đến hàng ngàn nhân sự, cùng với các báo cáo về quỹ lương cho ban lãnh đạo.

Đầu tiên là việc tổng hợp bảng công tốn rất nhiều thời gian. Phải kéo dữ liệu từ các máy chấm vân tay; đối chiếu từng đơn nghỉ phép, đi muộn, công tác qua email, đơn giấy, thậm chí cả từ box chat.

Việc sai, thiếu là chuyện “như cơm bữa”. Nào là không có dữ liệu trên máy chấm công nhưng nhân viên khăng khăng có đi làm đúng giờ. Nào là thắc mắc tại sao làm đơn nghỉ phép rồi mà vẫn bị trừ ngày công, trong khi thực tế là đã dùng hết phép năm từ lâu. Rồi cả các điệp khúc “em hứa, em thề, em nhớ, nốt lần này thôi”…

Thêm vào đó, các công đoạn tính lương cứng, thuế, bảo hiểm, chế độ… và gửi phiếu lương đều phải thực hiện thủ công qua các bảng tính excel. Chỉ cần nhập nhầm số hoặc lỡ kéo lệch 1 ô tính thôi là lại phải đỏ mắt rà lại.

Thời gian hoàn chỉnh bảng lương bị kéo dài mãi do cứ phải chạy qua lại nhiều bộ phận, loay hoay check rồi sửa đi sửa lại. Nhiều trường hợp thậm chí không có cách nào xác thực để quyết định. Xử lý cứng nhắc quá thì các bạn dễ mất lòng, sinh ra tâm lý tiêu cực.

—–

Cho đến khi chuyển sang áp dụng phần mềm để số hóa và xử lý, áp lực công lương của cả doanh nghiệp mới được giải tỏa đáng kể.

Mỗi ngày đi làm, nhân viên có thể kiểm tra ngay giờ check-in, check-out đã được ghi nhận hay chưa. Xin nghỉ thì có form mẫu quy chuẩn và nhắc số ngày phép tồn. Ra ngoài gặp khách thì có thể chấm công qua điện thoại và GPS. Nhân sự không cần liên tục nhắc nhở và đợi cuối tháng lục lại tính đếm.

Thay vì tổng hợp bằng tay, phần mềm tự chuyển dữ liệu từ các nguồn thành ngày công, sau đó tự động tính ra lương cho nhân viên theo công thức cài đặt sẵn. Việc gửi phiếu lương cho toàn bộ công ty cũng chỉ cần một nút bấm xác nhận, không phải dùng mail merge và mất thời gian xử lý file, tổng hợp email nữa.

Những tưởng chỉ giúp bộ phận nhân sự rút ngắn quy trình tính lương thôi, nhưng từ khi dùng phần mềm, nhân viên tập trung hơn vào công việc tạo ra năng suất, doanh nghiệp bỏ được nhiều thủ tục và vận hành trơn tru hiệu quả gấp nhiều lần. Lãnh đạo cũng có thể theo dõi tức thì tình hình biến động, phân bổ quỹ lương và dễ dàng đưa ra các quyết định về lương thưởng.