Cách thức xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp

Việc áp dụng KPI trong quản lý doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Vì vậy, để xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp ta cần chia thành các bước nhỏ để hoàn thành một cách hiệu quả nhất.

Bước 1: Xác định bộ phận, người phụ trách xây dựng KPI

Để xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh, từng bộ phận, phòng bạn cần những người có chuyên môn.

– Người xây dựng KPI là trưởng bộ phận phòng ban: người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Trong trường hợp mà phòng ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý thấp hơn.

+ Ưu điểm: có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

+ Nhược điểm: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPI như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPI theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn am hiểu về công việc của bộ phận, phòng ban.

– Bộ phận chuyên trách hoặc các nhà chuyên môn xây dựng hệ thống

+ Ưu điểm: đảm bảo được tính khách quan, khoa học.

+ Nhược điểm: các chỉ số KPI đưa ra không thực tế để đảm bảo được thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng

Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện. Đây là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI, do đó các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPI

– KPI của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng KPI chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.

– KPI cho từng vị trí chức danh: KPI cho từng vị trí phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, phải bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

– Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPI, nội dung của các chỉ số để đánh giá chính xác.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể được quy định bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Bước 5: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Các KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên sẽ có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nếu các KPI có liên quan tới nhau thì có thể dùng chung phương pháp đo lường.

Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

Bước 6: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Thường xuyên xem xét các KPI vừa được lập và điều chỉnh để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Duy trì và phát triển hệ thống KPI đến khi đạt kết quả tối ưu và sử dụng nó để đạt hiệu quả tốt nhất.

Quản trị nhân lực theo KPI là điều mà mỗi tổ chức hướng đến. Để có một hệ thống KPI tốt cần phải hiều rõ cách thức xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp.