Dùng app để quản lý nhân sự có những ưu điểm gì nổi bật so với các mô hình truyền thống mà các Doanh nghiệp lại sử dụng nhiều đến vậy?

Công nghệ ngày càng phát triển và đi sâu vào đời sống để đáp ứng nhu cầu ngày càng nhiều của con người, thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Trong số đó, những ứng dụng để quản lý nhân sự được xây dựng dành cho smartphone ra đời để thay thế phương pháp truyền thống như máy chấm công, bảng tính excel….

App chấm công hoàn toàn bằng điện thoại

Đúng vậy, các ứng dụng chấm công  mới này chỉ hoạt động trên điện thoại iOS & Android với trang quản trị CMS máy tính. Đây là một tiêu chí hoàn toàn mới để chúng ta phân biệt.

Người dùng chỉ cần tải app trên kho tải App Store (đối với iOS) hoặc Google Play (đối với Android) về máy, cài đặt và sau đó đã có thể sử dụng.

So với máy chấm công bằng vân tay, với ứng dụng này, bạn sẽ không phải xếp hàng chờ đợi nữa. Bạn có thể dùng smartphone của mình (có kết nối internet, wifi) để checkin, checkout. Hình thức này có thể nói là  phù hợp với tất cả các đơn vị có số lượng nhân viên nhỏ, vừa cho đến lớn.

Một số app đã tích hợp nhiều hình thức để chấm công như: wifi, định vị GPS, nhận dạng khuôn mặt hay hiện đại hơn nữa là chấm công bằng mã chấm công QR code.

Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp wordspace của công ty, sau đó truy cập vào, giơ điện thoại lên để quét mã code trong vòng 1 giây. Ngay lập tức máy chủ thông báo bạn đã điểm danh thành công.

Chấm công đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện

So với các loại máy chấm công truyền thống, dùng ứng dụng quản lý nhân sự chấm công nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều thông qua smartphone.

Hơn nữa, hình thức này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho nhân sự, quản trị nhân lực cho doanh nghiệp. Nếu trước đây doanh nghiệp bắt buộc phải có một bộ phận nhân sự chuyên biệt để chấm công, tính lương hàng ngày, hàng tháng thì nay mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều vì mọi dữ liệu đều được lưu lại chính xác trên ứng dụng. Với ứng dụng này, người quản lý chỉ cần truy cập vào trang quản trị để trích xuất thông tin của nhân sự doanh nghiệp và in ra, hoàn toàn tự động và không bị ảnh hưởng chủ quan của người chấm công.

Thống kê dữ liệu, báo cáo theo thời gian thực

Đây là một trong những tính năng hay nhất của app quản lý nhân sự tự động. Mọi thông tin dữ liệu sẽ được cập nhật, báo cáo, thống kê theo thời gian thực realtime.

Khi bạn checkin, hệ thống sẽ tự động ghi nhận, hiển thị trên thiết bị cho cả người dùng và người quản lý biết. Như vậy, dù bạn đến công ty lúc mấy giờ, đi sớm hay muộn, đang ở đâu, đang làm gì… thì Leader đều biết cả.

Điều này sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự tiết kiệm được rất nhiều thời gian, không cần phải có trao đổi giữa người chấm công và người quản lý như hình thức chấm công truyền thống.

App quản lý nhân sự tiết kiệm chi phí

Nếu dùng phương pháp chấm công truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để mua máy chấm công, chi phí nhân sự hàng tháng. Ngoài ra máy chấm công có thể hư hỏng, sửa chữa thường xuyên. Nếu doanh nghiệp đông nhân viên thì số lượng máy chấm công phải mua, chi phí bảo hành, bảo dưỡng máy chấm công cũng là một khoản chi phí lớn mà doanh nghiệp phải cân nhắc.

Nếu dùng app quản lý nhân sự tự động, doanh nghiệp chỉ bỏ ra một khoản rất nhỏ mua app để sử dụng cho toàn công ty (có quy mô lên đến hàng trăm, hàng nghìn người). Vì thế hiện nay các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp đã có thể giải quyết được bài toán về mặt chi phí nhân sự của Doanh nghiệp.

Sắp xếp, phân công, nhắc nhở, thông báo công việc

Sử dụng app quản lý công việc tích hợp quản lý nhân sự tự động giúp người Quản lý lên lịch, phân công, giám sát, theo dõi tiến độ, đánh giá, phản hồi, thưởng, phạt…. theo dự án cụ thể. Như vậy, không cần phải trực tiếp gặp mặt, bạn chỉ cần thông báo, nhắc nhở trên điện thoại vừa tiết kiệm thời  gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Hơn nữa, có một số phần mềm quản lý nhân sự mới hiện nay  còn có tính năng đặt lịch phòng họp, quản lý tài sản, tài nguyên công ty…. rất nhanh và rõ ràng.

Trên đây là những ưu điểm của ứng dụng quản lý nhân sự so với cách thức truyền thống khác đã lí giải vì sao chúng lại được ưa chuộng trong thời đại 4.0 đến như vậy. Còn bạn, bạn nghĩ sao?